公司成立後，哪些資料與公司秘書事項不宜放置不管？

為何不宜把所有事情留到周年申報前？

公司註冊處指出，公司須披露及申報指明的公司、公司高級人員及股東資料，並申報該等資料的更改。周年申報表反映截至申報表日期的資料，但公司資料或公司高級人員資料如有更改，不能只在周年申報表中處理。

因此，實務上宜把「資料有沒有變」、「需要向哪個官方來源核對」和「周年申報前要再確認甚麼」分成不同清單。這比把所有事情壓到一個時間點才處理更容易發現問題。

哪些公司紀錄值得持續整理？

公司註冊處的資料涵蓋成員登記冊、董事登記冊、公司秘書登記冊、決議及成員大會紀錄等。董事登記冊及公司秘書登記冊亦可以分開備存。

每間公司都有自己的管理節奏；把版本、日期和負責事項整理清楚，能令日後處理公司事務更從容。

• 成員、董事及公司秘書的資料是否一致
• 公司決議及成員大會紀錄是否有清楚版本
• 公開紀錄與內部資料是否存在需要查核的差異

公司秘書與重要控制人資料，為何要保持更新？

公司註冊處指出，董事、公司秘書及經理均有責任確保公司遵從《公司條例》。如公司秘書的委任、停任或資料有變，可按公司的實際情況了解下一步。

香港成立為法團的公司及經遷冊公司亦須取得和保存實益擁有權的最新資料，以備存重要控制人登記冊供執法人員查閱。這類資料不應被視為只在一次性成立時才需要處理。

發現資料不對時，先怎樣處理？

如發現公司資料不正確、已登記文件有誤，或懷疑有未經授權文件導致資料被更改，公司註冊處指示應通知該處。把發現日期、涉及資料及現有文件整理好，會有助你更快說明情況。

本文不提供任何個案補救、時限或表格意見；遇到不確定情況，應按最新官方資料及個案需要進一步確認。